Inicialmente, os empreendedores iniciantes cometem alguns erros de controle financeiro que podem ser gerencialmente evitados. Ei-los:
1) NÃO DEFINIR UM PRÓ-LABORE.
O pró-labore é a remuneração mensal que o proprietário do negócio define para si mesmo. Quando esse valor não é determinado, o empreendedor acaba retirando dinheiro extra do caixa da empresa para o pagamento de contas pessoais, temporizando o orçamento e todo o ciclo financeiro do negócio.
Em razão disso, é fulcral definir um valor e se restringir a ele, mesmo que a empresa tenha lucrado a mais no mês. Esse excedente, por sua vez, tem de ser investido no próprio crescimento do negócio.
2) MISTURAR AS CONTAS PESSOAL E JURÍDICA.
Outro erro ordinário ocorre quando o empreendedor não separa a conta bancária pessoal da conta jurídica. Essa mistura equivocada pode gerar muita confusão (quiproquó) e temporizar o progresso do negócio com as retiradas constantes.
O empreendedor, por outro lado, pode acabar investindo todo o seu patrimônio pessoal na empresa. Por esse motivo, manter as contas separadas é sine qua non para o crescimento do negócio.
3) NÃO REGISTRAR TODAS AS ENTRADAS E SAÍDAS.
A gestão financeira eficaz depende do registro de todas as entradas e saídas do orçamento, por menores que sejam os valores. Isso significa que até mesmo pequenas transações, como a retirada de dinheiro para comprar materiais de escritório, devem entrar na planilha.
Se esse controle financeiro não for realizado com rigor e exatidão, os valores não vão expressar correspondência com o saldo bancário. Portanto, a empresa terá problemas de orçamento e factíveis irregularidades na contabilidade.
4) NÃO CRIAR UMA RESERVA FINANCEIRA.
De fato, imprevistos acontecem rotineiramente, e as empresas precisam estar preparadas financeiramente para defrontar qualquer conjuntura, seja ela favorável ou desfavorável. É primacial estatuir uma reserva financeira a partir do planejamento do orçamento, tanto para pagar despesas prementes quanto para ter capital (incita o crescimento do negócio).
5) NÃO ESTATUIR OBJETIVOS FINANCEIROS.
A exiguidade de objetivos financeiros é outro erro comum que prejudica os planos do empreendedor. O planejamento, além de ser uma ferramenta indispensável na gestão de qualquer negócio, é um dos pilares da gestão financeira, que permite instaurar objetivos de curto, médio e longo prazo.
Entretanto, para o empreendedor evoluir suas finanças com eficácia e rigor, abaixo se encontram alguns passos construtivos para que ele possa lograr de resultados proeminentes.
1) CONTROLAR SISTEMATICAMENTE O FLUXO DE CAIXA.
O controle do fluxo de caixa é o ponto de partida de uma gestão financeira eficiente, pois permite ladear de perto todas as receitas e despesas do negócio. Com o fluxo organizado, o empreendedor consegue prever, planejar e controlar as entradas e saídas, além de antecipar decisões em caso de falta ou sobra de dinheiro.
Lembre-se: As movimentações também revelam se a empresa terá recursos suficientes para suprir seus gastos bem como se está trabalhando com aperto ou folga financeira. Não basta apenas monitorar as entradas e saídas atuais, é preciso também fazer a projeção do fluxo de caixa para prever o desempenho nos próximos meses.
2) ELABORAR UM PLANO DE CONTAS.
O plano de contas compila todas as regras e normas para propiciar uma visão global das contas da empresa. Para o empresário estruturá-lo, ele deverá nomear, classificar e categorizar as receitas e as despesas de cada segmento do seu negócio. O importante é, portanto, levantar e registrar todas as entradas e saídas para ter previsibilidade financeira. Atente-se: Plano refere-se ao conjunto de medidas a serem tomadas.
3) MAPEAR CUSTOS E DESPESAS.
Como sabido, há vários tipos de custos e despesas essenciais ao funcionamento do seu negócio. Para ter o controle sobre esses gastos, o empreendedor deverá mapeá-los detalhadamente.
Portanto, seu objetivo consiste em identificar se o dinheiro está sendo operado de forma eficiente, isto é, se há algum retorno significativo para a empresa ou se existem custos e despesas (gastos) que podem ser reduzidos ou elididos.
4) DEFINIR SEU CAPITAL DE GIRO.
Em suma, para gerir corretamente o capital de giro da empresa, o empreendedor deverá dimensionar a quantidade ideal em caixa para manter equilibradas as operações do negócio.
5) EFETUAR RELATÓRIOS PARA FAZER O DIAGNÓSTICO FINANCEIRO.
Em princípio, para auferir um diagnóstico financeiro preciso, o gestor financeiro deverá efetuar relatórios gerenciais, dados numéricos fornecidos pela contabilidade.
Tecnicamente, os relatórios são medidas de avaliação qualitativa, que preza pela representatividade dos fatos. Os principais são estes: relatórios de fluxo de caixa, DRE Gerencial, balanço patrimonial e análises de pagamentos e recebimentos. Atentese: O DRE Gerencial (Demonstrativo de Resultado do Exercício Gerencial) é um compêndio das operações financeiras da empresa em um determinado período, cujo objetivo é mostrar se empresa teve lucro ou prejuízo.
6) UTILIZAR INDICADORES PARA MONITORAR O DESEMPENHO FINANCEIRO.
Além de relatórios, o empreendedor também precisa monitorar os principais Indicadores-chave de Desempenho (KPIs) da gestão financeira.
Estes são alguns indicadores imprescindíveis:
- Faturamento: Refere-se à soma de todos os valores obtidos com as vendas de produtos ou serviços.
- Lucro Líquido: Trata-se de a receita total da empresa menos os custos fixos e variáveis. Esse resultado diz respeito ao dinheiro que, efetivamente, vai para o bolso do empreendedor.
- Ponto de Equilíbrio: Momento em que a receita total da empresa é igual ao somatório dos custos e despesas. Em bom português, o ponto de equilíbrio é quando a empresa chega ao zero a zero e está pronta para começar a lucrar.
- Margem de Lucro: É a porcentagem adicionada aos custos totais de produtos e serviços que define a lucratividade do negócio. Lembre-se: Lucratividade refere-se ao adjetivo do que é lucrativo, que ocasiona lucro, proveito.
- Margem de Contribuição: É o ganho bruto sobre as vendas, ou seja, o que sobra depois de pagar o custo de produção e impostos sobre produtos ou serviços.
- Liquidez Corrente: Refere-se à capacidade da empresa de arcar com suas obrigações/incumbências em curto prazo (período). Teoricamente, liquidez refere-se à qualidade do que é líquido, daquilo de que se pode dispor imediatamente, enquanto corrente significa algo que tem curso autorizado, que permeia sem entraves ou barreiras.
7) CONTROLAR O ESTOQUE.
O controle de estoque é outra função primacial da gestão financeira, que consiste em monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem prejuízos e excessos.
Com a gestão dos fluxos de entrada e saída adequada, o empreendedor consegue antever as necessidades de compras, mitigar perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições melhores de negociação com fornecedores, por exemplo. Assim sendo, é possível otimizar os investimentos em estoque, aprimorar o planejamento de produção e precificar (determinar o valor de) corretamente os produtos.
8) EFETUAR O PLANEJAMENTO FINANCEIRO.
Além de gerir frequentemente as finanças da empresa, o empreendedor
também precisa definir aonde quer chegar e planejar-se para os futuros cenários e movimentações.
Para efetuar o planejamento financeiro de forma eficiente, os empreendedores devem considerar estes fatores:
- Diagnóstico da situação financeira atual do negócio. Toda situação financeira precisa de diagnóstico.
- Definição de objetivos e metas. Os objetivos e as metas têm de ser definidos com clareza e precisão. Por exemplo, aumentar o faturamento em 20%, reduzir os custos fixos em 15%, quitar (cessar uma dívida) empréstimos, dentre outros exemplos homólogos.
- Definição de estratégias. As estratégias devem ser claramente definidas para surdirem seus efeitos. Ter estratégia é possuir opções de escolha. Por exemplo, para aperfeiçoar a gestão financeira da empresa, devem-se cortar os gastos supérfluos ou rever os preços.
- Projeção de possíveis cenários. Os possíveis cenários devem ser projetados, sejam eles favoráveis ou não.
- Orçamento detalhado. Os orçamentos, em linhas gerais, devem ser estruturados detalhadamente. Quanto mais detalhes eles tiverem, mais segurança o empreendedor terá para deliberar determinada ação.
- Cronograma de ações. Sem exceção, as ações necessitam de cronograma. Em tese, cronograma é a ferramenta de gestão utilizada que contempla o tempo necessário para a realização de determinada atividade.
- Métricas de desempenho. Métrica significa indicador, parâmetro. O desempenho tem suas métricas, parâmetros ou indicadores.
Na medida em que o tempo perpassa, o planejamento financeiro deve passar por atualizações e ajustes periódicos. Para satisfazer quaisquer mudanças ou alterações, sejam elas quais forem, o planejamento financeiro deve padecer os devidos remanejamentos.
9) INVESTIR EM SISTEMA INTELIGENTE.
Com tantas métricas, números e resultados para monitorar, o empreendedor precisa de um sistema de gestão suficiente para administrar as finanças do seu negócio.
Usualmente, há muitos gestores financeiros que ainda utilizam planilhas para gerir suas finanças, mas a probabilidade de erros é maior, em comparação com o uso de sistemas inteligentes. Além desse fato, o tempo gasto na execução dos deveres é infinitamente maior.
Portanto, para mitigar os erros e melhorar o tempo, o ideal é trabalhar com uma plataforma digital que organize os dados financeiros e contábeis. Essa plataforma, por sua vez, permite o acompanhamento do caixa em tempo real e gera os relatórios financeiros automaticamente.
Atente-se: Há quatro tipos de custos e despesas. Ei-los:
- Custos Fixos: Gastos recorrentes que não se alteram de acordo com o volume de produção, como o aluguel do escritório e a folha de pagamento.
- Custos Variáveis: Gastos que variam conforme o volume de produção, como a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na comercialização.
- Despesas Fixas: Despesas administrativas que não variam de acordo com as vendas e distribuição, como o IPTU do escritório e os serviços de limpeza e manutenção. Lembre-se: O Imposto Predial e Territorial Urbano, ou simplesmente IPTU, é o imposto cobrado de todas as pessoas que possuem algum imóvel em área urbana. O montante arrecadado pelo IPTU, portanto, é encaminhado aos cofres públicos.
- Despesas Variáveis: Despesas administrativas que aumentam ou diminuem na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.
Eng.º Esp. Nycholas Nahes Colombo Duarte.