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Data de Publicação: 12/09/2016
Armazenamento Digital: as vantagens de digitalizar documentos para cadastros de clientes

Gustavo Fiorin

 

O armazenamento digital no auxílio da gestão de documentos é um processo vantajoso para a organização que adota esse padrão de acordo com a sua necessidade. Abordá-lo em setores que demandam de gastos com papeis e uso de espaços físicos é um benefício estrategicamente econômico e útil.

A gestão de documentos através do armazenamento digital é uma questão que pode ser levantada como estratégia e empregada por meio de um bom plano para o acervo de documentos de uma organização que busca vantagens através deste processo.

Define-se armazenar como um sinônimo de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos em um espaço físico para finalidade de conserva-los para o caso de necessita-los futuramente. Trazendo esta definição para as empresas, logo se pode pensar nos tradicionais “arquivos”, salas ou armazéns onde se depositam determinados objetos, entre eles, documentos em forma de papeis ou imagens.

A digitalização entra neste contexto com a finalidade da conversão destes dados e/ou documentos físicos como um suporte em formato digital. Digitalizar, ou popularmente scanear, consiste em um processo de transformar um documento físico em um documento digital, além de mídias físicas que também podem ser digitalizadas.

Trazendo este processo para o setor de crédito e cadastro de uma empresa, em vista do aumento das facilidades e exigências da tecnologia no mercado, vantagens podem surgir na gestão deste setor para os colaboradores desta área e consequentemente para empresa. Algumas das vantagens da digitalização de documentos utilizadas neste setor ou em outros dependendo da realidade da empresa, podem ser citadas conforme abaixo.

 

·        Acesso à informação com agilidade; sem a necessidade de se deslocar para outro ambiente;

·        Redução da perda de documentos devido aos fatores tempo e natureza;

·        Redução de prejuízos com a perda de documentos importantes;

·        Redução das despesas e custos com materiais para escritório;

·        Sustentabilidade ambiental com a redução de documentos impressos;

·        Dificulta fraudes;

·        Serviço eficiente e rápido;

·        Imagens nítidas, melhoradas e com opção de tamanhos;

·        Redução de espaço e procura pelo documento, por mais que se organize;

·        Acesso restrito a rede.

 

Através da digitalização dos documentos utilizados para análise de credito e cadastro na organização, adaptada a realidade dela, é necessário conhecer até tornar este processo prático e utilizável.

Para isso, o gestor ou colaborador responsável pelo processo deve contemplar algumas etapas, como:

 

·         Preparação do (s) documento (s);

·         Captura de imagens ou documentos online;

·         Conversão dos documentos ou imagens em arquivos TIF, PDF ou JPG;

·         Indexação (ordenar);

·         Acesso às informações;

·         Arquivo.

 

Procedimentos como estes tendem a beneficiar a atividade exercida pelo colaborador ou gestor que busca diminuir obstáculos para os cadastros de clientes, visando também o bom atendimento ao cliente uma vez que este processo quando digitalizado diminui o tempo que a empresa levaria para atendê-lo. Este tempo que o responsável pelo setor levaria para redigir manuscritos, emitir cópias de documentos tais como contrato social, CPF, RG, comprovantes de endereço, comprovantes de renda, impressão de cartão CNPJ, Sintegra e consulta nacional de crédito (Sistema SPC, SERASA), gerando no mínimo dez folhas para cada cadastro, minimizaria e os gastos excedentes com material de escritório reduziriam.

Portanto, o principal objetivo do armazenamento digital para análise de cadastros numa empresa seria evitar o excesso dos arquivos físicos, uma vez que o arquivo virtual ocuparia um menor espaço, tempo de execução e menor custo.

 

Consultor de Rh

www.gmfconsultoria.com

gustavo@gmfconsultoria.com

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