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Data de Publicação: 04/05/2017
Gerenciamento Eletrônico facilita e oferece segurança no processo documental de empresas

Economia, segurança e agilidade são os principais fatores para a implantação do GED

 

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) facilita e oferece segurança ao processo documental de empresas. O empresário Gustavo Fiorin, diretor de operações da 3G Digitalização, explica quais são as principais vantagens, dentre elas estão: economia, segurança e agilidade.

O GED tem como principal objetivo preservar os documentos originais pela redução do manuseamento direto. Além do mais não ocupam espaço físico. A informação é possível de forma mais rápida e oferece segurança e confidencialidade.

“Um dos motivos para implantar gestão documental é o armazenamento em papel, pois ocupa um grande volume de espaço que cada vez custa mais caro. Pense, você precisa de espaço para guardar documentos em papel e existe toda uma burocracia em resgatar determinado documento. Além de ser menos econômico, também lhe tomará tempo. E como dizem: tempo é dinheiro. Com a solução de digitalização você não precisará se preocupar com gente pra ficar responsável por isso em sua empresa. Você mesmo pode acessar o documento. Mais rapidez, mais produtividade e muito mais economia”, ressalta Fiorin.

O especialista aponta que a segurança é o segundo fator que favorece a implantação do GED.

“Outro motivo para adquirir o GED é a segurança da informação, pois agrega ênfase quando os dados estão em nuvem/InCompany. Não vou aqui dizer que se você guardar seus documentos na nuvem eles nunca serão invadidos, até porque a maioria dos acessos indevidos é causada por colaboradores da própria empresa. Porém o que quero salientar aqui é que você pode diminuir os riscos. Se você tem os seus documentos em um depósito qualquer e ele for invadido, você pode perder tudo, sua única cópia. No entanto, quando você salva isso na nuvem, na internet, automaticamente são replicadas cópias em outros servidores, além de ser feito um backup toda a noite. A digitalização também previne a perda de documentos ou por causa de enchentes, incêndios ou até um acidente como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele documento importante que estava sobre a mesa. Como eu disse, é importante diminuir os riscos”, salienta.

Outro fator favorável à implantação é a agilidade.

“Um dos principais motivos para gestão documental é além da segurança a praticidade, pois imagine que você esteja em alguma reunião e precise de um documento importante que por algum motivo esqueceu-se de levar. Com a digitalização e armazenamento de documentos em nuvem/Incompany você pode acessar esse material de qualquer dispositivo como tablets, celulares ou notebooks. Mais uma vez você ganha tempo e economiza dinheiro. Você também pode compartilhar esses documentos com outras pessoas de forma rápida e segura. Se precisar do documento em mãos, basta imprimí-lo através destes dispositivos. Ressalto ainda a importância do GED em uma fiscalização, onde geralmente perdem-se dias e dias para separar documentos e com o GED você terá disponíveis em segundos”, ressalta o especialista.

De acordo com Fiorin, o GED pode ser implantado de dois modos: OnCloud (nuvem) ou InCompany. No sistema OnCloud as empresas não tem custo de infraestrutura, porém, neste sistema as vantagens podem ser maiores.

“Algumas vantagens com a implantação devem ser ressaltadas: acessibilidade: disponibilidade baseado em ter somente internet; estabilidade: acesso a um clique em qualquer lugar do mundo; segurança e disponibilidade: estrutura robusta mantida por datacenters robustos; agilidade: aplicação de colaboração; escalabilidade: usar recurso que você realmente precisa e pode crescer conforme sua necessidade; redução/realocação de custos: computadores/dispositivos mais baratos na ponta; Recursos H​umanos: não precisa de equipe especializada para infraestrutura; economia de espaço físico em meio virtual; após implantado o sistema, a empresa irá iniciar o processo de digitalização de documentos, onde um funcionário da empresa pode fazer este serviço, com o apoio da 3G Digitalização ou a empresa terceiriza este serviço. As etapas da digitalização são: preparação, classificação, indexação, controle de qualidade, disponibilização e arquivamento do físico”, explica Fiorin.

 

PRINCIPAIS VANTAGENS 

Dentre as principais vantagens na implantação do GED, podemos apontam algumas fundamentais, tais como: redução de custos de impressão e ganho de produtividade; Ocerização (OCR) das imagens, possibilita a busca no conteúdo do documento ou por palavra chave; redução de gastos na busca de documentos, pois, segundo pesquisa, em média um funcionário perde 30 dias em um ano somente na busca por papéis.

 

COMO ADQUIRIR O SERVIÇO

O sistema é implantado de acordo com o segmento da empresa (universidades, contadores, prefeituras e todos os segmentos industriais e comerciais).

Para adquirir basta entrar em contato com a Central de Atendimento 0800-300-6666 ou (17) 3522-2002.

Após a implantação o cliente terá todo o suporte 10x5 durante a vigência do contrato.

 

 

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